对自己最大的批评:内部审计和自我评价

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你的流程有效吗?成功的几率有多大?你怎么知道的?

白色的身影透过放大镜看

审计是大多数企业出于对成本、满足外部期望或受到不公正评判的担忧而本能地畏缩的一个词。审计的前景通常被认为是最好避免的事情,但是还有另一种方法。审计并不总是由外部驱动的。内部审计可以在发现问题上击败年度监管审计师,更重要的是,可以通过过程分析来改善业务。

一个运行良好的内部审计程序可以识别弱点和改进的机会。审计将有助于标准化过程和支持可预测的产出,这些产出可以成为增长预测的衡量标准。内部流程审计甚至可以提高员工的忠诚度。当管理层表现出对评估更好的工具、工作环境和员工培训等需求的承诺时,员工的士气和买气自然会随之而来。

当考虑实施内部审计计划时,最重要的一点是;在一天结束的时候,如果你的组织不是自己最大的批评者,其他人会是。实施一个内部审计程序不仅是有益的,它可以是一个相对低的成本,自我维护系统,当结构适当。实现可以概括为几个大步骤。

培训

计划启动内部审计程序的组织应该从培训开始。课程的费用和长度从一个下午到几天不等,价格通常与其他行业培训相当。美国各地有许多组织提供审核员课程,包括ISO注册机构如BSI,行业组织如美国质量学会(ASQ)和其他私人第三方供应商。在报名参加课程之前,对提供者的声誉和知识进行审查是很重要的。在派遣员工进行培训时,不是派遣一个人,而是派遣几个在业务中扮演不同角色的值得信赖的员工。从多个角度来看待培训和审计的好处,可以抵消多个人培训的成本,并为计划的项目提供一个全面的视野。

透明度

实施一个成功的审计项目的第二个关键因素是它的透明度。将性能数据和过程一致性公开对话,可确保对改进措施进行道德审计和管理投资。被解决和跟踪的自我识别问题在合规审计人员眼中反映出非常积极的一面,并且通过识别问题为公司提供了优势。当员工看到管理层承诺通过给那些拥有第一手流程经验的人提供机会来提供他们对流程的洞察力,认真透明的审计时,员工会更加投入于正确地支持和执行流程,从而提供两方面的最佳效果;参与人员愿意支持指定的过程和度量,以反映该过程的成功(或需要重新建模)。

跟进

成功的内部评价的最后一个组成部分是贯彻任何审计发现。许多公司都未能做到这一点。如果一个审核发现了不符合或改进的机会,但却被忽略了,这将使所有相关人员士气低落。公司不可能立刻解决所有问题,但如果出现忽视审计结果的模式,就会削弱审计程序的有效性和效益。带有内建跟踪和控制的程序可以保证报告的问题得到解决,反馈得到认可。纠正和预防措施(CAPAs)是一个优秀的文件工具,推动行动和确保审计发现的一致性解决。当有了审计报告,每个人都在查看相同的数据时,战略转变和过程改进计划就不那么令人惊讶或神秘了。

如果内部审计以扎实的训练和多种观点为基础,并在行动上保持透明和作出一致的反应,所提供的好处就会无穷无尽。员工可以更多地参与进来,领导可以得到诚实和可衡量的反馈,数据分析可以实现增长预测,改进措施开始萌芽,节省时间和成本。当客户或监管机构面对以前可怕的外部审计时,他们会惊喜地发现您使用他们的语言,如果发现您已经识别并记录了不符合项,外部审计报告很可能会跳过它。当你说服了你的审计人员,让他们相信你正在认真努力改进时,这种关系的活力就会转变为学院式的年度访问,更多的是合作而不是对抗。

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