吸取教训的价值;支付信息转发

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业界的每个人都在谈论“学到的教训”,并且很快就会互相提醒记录这些教训并将其隐藏起来以备下次使用的重要性。然而,当触及这个话题的表面时,在许多情况下就会明显看出,“学到的教训”是一个没有肉的标语。对于这些重要的经验教训是什么,以及应该如何对它们进行文档记录,答案往往是模糊的,更令人怀疑的是,当类似的情况再次出现时,这些经验教训将如何重新出现。

让我们从定义“学到的教训”开始,将其定义为过程或项目过程中任何可解释的、对实现有未预期(积极或消极)影响的情况。

例如,当你购买第一台冰箱时,衡量厨房空间的重要性是至关重要的。然而,测量你家的门,以确保你能把电器带进厨房,可能会被遗忘在兴奋的购物。

把前门从铰链上拉下来,把冰箱的一部分拆开,或者花一个下午的时间思考多维物理,对入口的测量不太可能在以后的购物之旅中停止,这可以称为一个教训。

人类的大脑会将一个教训归档并储存起来以备将来回忆,然后在没有明显提示的情况下,在最相关、最需要的时候,再把它提出来。不幸的是,组织记忆很少如此优雅或有效。通常是由组织中的个人来回忆给定项目中正确或错误的事情,并将它们应用到未来的项目中。这种方法在有限的情况下是有效的,但是当有经验的老员工离开公司时,它经常会导致“部落知识”和严重的人才流失,导致你的团队重复已经付出代价的错误。这个问题的典型答案是经验教训数据库。这通常是作为一个简单的单级数据库执行的,它通常会转换为一列关于项目的善意语句。遗憾的是,记录学到的教训并不等于应用它们。

为了恰当地应用学到的经验教训,它们不仅必须被记录下来,而且还必须能够在相关的地点和时间被组织中的任何人检索,而不需要事先了解与环境相关的经验教训。这不是一个小订单。成功回忆经验教训最常见的情况是,有智慧的组织将“经验教训数据库”与风险评估或项目启动文档结合在一起。像这样的高质量文档需求将促使一组决策者回顾一系列的经验教训,而凭借经验和聪明的排序(或者良好的记忆力),这可能是回忆和应用经验教训所需要的全部,这将为公司节省时间和金钱。

除了需要过程审查的新项目过程的应用之外,还有一些新兴的技术解决方案也可能提供机会。自从Twitter诞生以来,“话题标签”的使用越来越流行。不要认为它们是技术语言,也不要认为它们的应用仅限于社交媒体。许多现有的数据库(包括构建在SharePoint平台上的系统)可以向数据库条目添加标记。这允许公司用#lessonlearned以及其他相关的限定符,如#shipping或#precisionmachine,来标记任何问题、发现或解决方案。

这些标签成为可搜索的条目,可以帮助缩小和过滤一个广泛的结果池,直到一个非常集中的关于过去类似的工作的相关信息的返回。标签的使用可以成为一种制度化的记忆,完成学习一个教训的三部分循环,记住它足够长时间,以受益,并在关键时刻,它是最有利的回忆。

我们已经走过了简单的经验教训数据库,这些都是过去的产物,大部分是我们卖给自己的虚构的东西,包括一个希望,当时机到来时,我们会神奇地记住重要的事情。

技术和一些基本的过程步骤可以将关于过去项目的无意义的观察列表转化为相关的指南,以防止再次犯同样的错误。质量流程和支持技术(如标签)的实施当然有一个学习曲线,成本在一开始并不总是清楚的。然而,几乎在每一种情况下,实施标记的成本都要低于重复犯同样的错误或与重要员工一起丢失重要知识的选择。

花时间考虑实施可实现和有效的机构知识基础的价值;成本/收益是显而易见的。

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